GDPR-kompatibel adgangskontrol på byggepladsen - Databeskyttelse

Databeskyttelse ved adgangskontrol på byggepladsen gjort let: Sådan fungerer samtykke og ansvarsfordeling med Bausicht-platformen

(Vigtig bemærkning: Dette indlæg erstatter ikke juridisk rådgivning. Der er tale om generelle informationer og uforpligtende anbefalinger)

Administrationen af byggepladser og byggeprojekter bliver stadig mere kompleks – samtidig stiger kravene til databeskyttelse. Netop ved oprettelse af medarbejder- og underentreprenørdata i digitale værktøjer opstår ofte spørgsmålet om, hvem der er ansvarlig for overholdelsen af GDPR, og hvordan ansvarsrisici kan minimeres.

I dette indlæg viser vi dig – rent informativt og uden juridisk bindende rådgivning – hvordan det lykkes enkelt og samtidig databeskyttelseskompatibelt med Bausicht-platformen, med adgangskontrol på byggepladsen som eksempel.

Bausichts databeskyttelseskoncept for adgangskontrol: Sådan fungerer det

Et af hovedmålene ved udviklingen af vores platform var at gøre håndteringen af databeskyttelsesretlige spørgsmål så enkel som muligt for vores kunder. Derfor har vi sammen med databeskyttelseseksperter udviklet et koncept, der giver dig højere sikkerhed og samtidig minimerer det administrative arbejde. Heraf udspringer to muligheder for at sikre en GDPR-kompatibel adgangskontrol for entreprenørvirksomheder:

To veje til databeskyttelseskompatibelt samtykke ved adgangskontrol på byggepladser

1. Individuel Bausicht-invitation pr. e-mail

Med denne variant inviterer du dine medarbejdere, underentreprenører eller andre involverede direkte pr. e-mail til at registrere sig på platformen. I detaljer ser forløbet sådan ud:

• Invitationsmail: Personen modtager en mail med et link til Bausicht-platformen
• Checkbox-klik: Ved første login skal vedkommende acceptere privatlivspolitikken og databehandleraftalen (DPA) med Bausicht.
• Højere juridisk sikkerhed: Gennem bekræftelsen indgås en selvstændig databehandleraftale med Bausicht – brugeren er dermed ansvarlig for de data, vedkommende selv lægger ind i systemet.

Fordele:

• Automatiseret proces: Perfekt til virksomheder, der inddrager mange under-underentreprenører eller ønsker at forenkle administrationen.

• Komplet sporbarhed: Enhver person, der indtaster data i Bausicht, har forinden accepteret en databehandleraftale, hvilket giver kunden højere retssikkerhed.

Vores tip:

For at indtaste medarbejderdata kan virksomheder for eksempel invitere alle medarbejdere via e-mail. Under invitationsprocessen underskriver de inviterede personer digitalt samtykket samt databehandleraftalen (DPA).

2. Standard-samtykkeerklæring (f.eks. til personer uden e-mailadresse)

En individuel invitation er ikke altid mulig. På en stor byggeplads bliver hver formand, underentreprenør eller enkelt montør sjældent inviteret pr. e-mail. Hertil tilbyder vi en standard-samtykkeerklæring, der udfyldes og underskrives på stedet (analogt eller digitalt). Heri erklærer personerne:

• at de er indforstået med behandlingen af deres data på Bausicht-platformen,
• hvilke data der gemmes (for eksempel navn, kontaktoplysninger, tilstedeværelsestider),
• og at disse data kan ses af autoriserede personer (bygherre, projektleder, formænd osv.).

Fordele:

• Praktisk løsning for alle, der ikke har en e-mailadresse eller af andre grunde ikke ønsker at arbejde via invitationssystemet.

• Enkel håndtering: Indhent underskrift, gem samtykket, færdig.

Hvem hæfter i tilfælde af et databeskyttelsesbrud?

Set i praksis opbygges der en kæde: Den, der opretter en person på Bausicht-platformen, hæfter også for overholdelsen af GDPR. Opretter den inviterede person på sin side yderligere personer, bærer vedkommende også det databeskyttelsesretlige ansvar for de data, han eller hun tilføjer. Det beskytter den oprindelige indbyder.

Da underentreprenører indgår databehandleraftalen direkte med Bausicht, er logistikkoordinatorer og hovedentreprenører beskyttet, hvis underentreprenører indtaster data, der ikke er GDPR-kompatible.

Konklusion: Enkel og juridisk sikker adgangskontrolløsning for alle involverede på byggepladsen

Med Bausicht-platformen og de tilhørende standarddokumenter står to veje til rådighed for at inddrage medarbejdere og underentreprenører databeskyttelseskompatibelt:

Direkte invitation via e-mail med automatiseret accept af databehandleraftale og privatlivspolitik

Samtykkeerklæring på papir eller elektronisk til personer, der ikke kan inviteres pr. e-mail

På den måde har du til enhver tid overblik over, hvem der er til stede på byggepladsen, og forbliver samtidig på den sikre side inden for rammerne af GDPR. Enhver person, der registrerer data, indgår selvstændigt en databehandleraftale med Bausicht og bærer dermed ansvaret for databehandlingens lovlighed. Resultatet: En slank, effektiv proces, der i vidt omfang sparer dig for besvær med bøder og ansvarsspørgsmål – og som gør arbejdshverdagen på byggepladsen markant lettere.

Overbevis dig selv og test det 14 dage gratis!