Documentos de obra: Del papel a la digitalización

El sector de la construcción se encuentra en un punto de inflexión. Ante el aumento de los costes de construcción y la subida de los tipos de interés, queda claro que los métodos tradicionales de gestión documental deben replantearse.

Ya no se trata solo de la comodidad de la era digital, sino de una forma de trabajar más eficiente y que ahorre costes. El cambio del papel a lo digital no es, por tanto, una moda pasajera, sino una respuesta sostenible a las cambiantes condiciones del mercado.

En esta publicación analizamos el camino desde los documentos de obra tradicionales hasta la digitalización y por qué este paso es hoy más importante que nunca.

El resumen rápido de los métodos

“El sistema de semáforo de Bausicht hace mi trabajo más claro y fácil. No me falla a la hora de asegurar que todos nuestros certificados estén completos y actualizados. ¡No requiere formación complicada!”
-Nadine Widmann, Asistente de Construcción Llave en Mano en Krämer Bau

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El método tradicional: el papel

Entre las ventajas de la gestión en papel se cuentan su tangibilidad física y su independencia de los sistemas electrónicos: un operario puede acceder a un plano escrito a mano incluso sin conexión a Internet o electricidad. Además, ofrece una experiencia visual que a algunas personas les facilita la comprensión.

Pero estas ventajas vienen acompañadas de numerosas desventajas.

Escollos y desventajas del sistema basado en papel

El sistema basado en papel es propenso a errores humanos, daños físicos y pérdidas. Encontrar información puede llevar mucho tiempo, y el almacenamiento de documentos en papel ocupa mucho espacio. Además, las actualizaciones y los cambios son más difíciles de realizar y pueden dar lugar fácilmente a errores, especialmente cuando intervienen varias partes. Así, una documentación deficiente puede acarrear las siguientes consecuencias:

• Consecuencias en el ámbito laboral Según la legislación contra el trabajo no declarado, las empresas pueden quedar excluidas de las licitaciones públicas durante un periodo de hasta tres años si recurren al trabajo no declarado o emplean a extranjeros sin permiso de trabajo válido.

• Sanciones y pagos atrasados En caso de documentos erróneos o incompletos, la empresa puede ser sancionada con multas

• Daños a la reputación Una infracción de la normativa puede dañar la imagen de la empresa.

El medio paso adelante: Excel

Ventajas de la gestión basada en Excel: Con Excel se tiene todo en un mismo lugar. Fechas de vencimiento, nombres de los subcontratistas y qué documentos ya están disponibles. Si un documento está a punto de caducar, se puede marcar manualmente en Excel y mantener así la visión general.

Desventajas de Excel

El programa Excel no está hecho específicamente para la construcción. Faltan recordatorios automáticos cuando los documentos están a punto de caducar. Con un gran número de subcontratistas, rápidamente se vuelve confuso y la carga administrativa aumenta enormemente.

Otro problema principal radica en la falta de autogestión de los subcontratistas: los contratistas generales tienen que perseguirlos constantemente para obtener los documentos necesarios. Esto no solo inmoviliza muchos recursos y profesionales que podrían emplearse de forma más productiva en otras tareas, sino que también aumenta el riesgo de errores manuales. Estos errores pueden, especialmente en el sector de la construcción, dar lugar a problemas y costes considerables. Por tanto, Excel representa solo un paso intermedio: sin duda es mejor que el papel, pero está lejos de ser la solución ideal.

Sistemas ERP: no siempre el término medio ideal

Ventajas para el sector de la construcción: Los sistemas ERP agrupan muchos procesos de negocio en una sola plataforma, desde la planificación de proyectos hasta la gestión de personal. Esto simplifica especialmente la gestión documental de los subcontratistas, con lo que aparentemente todo está bajo control: certificados existentes y faltantes, renovaciones pendientes y mucho más.

Límites de los ERP

A pesar de sus ventajas, los sistemas ERP presentan claras debilidades. A menudo son complejos y requieren formaciones exhaustivas. Además, son poco flexibles. Especialmente en la gestión documental, a menudo faltan funciones importantes: muchos procesos son manuales y se echan en falta notificaciones automáticas, la autogestión por parte de los subcontratistas y herramientas claras de elaboración de informes. Esto puede hacer que algunos sistemas alcancen rápidamente sus límites ante la gran cantidad de documentos y el elevado número de subcontratistas. Un software especializado, adaptado a estos desafíos, puede ofrecer aquí claras ventajas y aliviar la carga de los contratistas generales.

Por qué el software especializado es el estándar de oro:

Nuestra solución de software especializada pone precisamente estas exigencias en el centro. Fue desarrollada para ofrecer a las empresas constructoras una plataforma eficaz, sencilla y fiable. Gracias a las automatizaciones y a unas estructuras claras, reduce el esfuerzo manual y disminuye drásticamente las fuentes de error. A esto se añade que los subcontratistas pueden integrarse activamente en el proceso, lo que a su vez ahorra tiempo a sus propios profesionales.

“Dedicamos menos tiempo persiguiendo a los subcontratistas por la rotación diaria de personal y así podemos centrarnos más en los verdaderos desafíos de una obra.”
-Thomas Feigl, Jefe de Preparación de Obra en Mauss Bau