Control de acceso conforme al RGPD en la obra - Protección de datos

La protección de datos en el control de acceso en la obra, fácil: así funcionan el consentimiento y la regulación de la responsabilidad con la plataforma Bausicht

(Aviso importante: esta publicación no sustituye al asesoramiento jurídico. Se trata de información general y de recomendaciones sin carácter vinculante)

La gestión de obras y proyectos de construcción es cada vez más compleja y, al mismo tiempo, aumentan los requisitos en materia de protección de datos. Precisamente al registrar datos de empleados y subcontratistas en herramientas digitales, surge a menudo la pregunta de quién es responsable del cumplimiento del RGPD y de cómo pueden minimizarse los riesgos de responsabilidad.

En esta publicación le mostramos, con carácter meramente informativo y sin asesoramiento jurídicamente vinculante, cómo lograrlo de forma sencilla y, al mismo tiempo, conforme a la protección de datos con la plataforma Bausicht, tomando como ejemplo el control de acceso en la obra.

El concepto de protección de datos de Bausicht para controles de acceso: así funciona

Uno de los principales objetivos en el desarrollo de nuestra plataforma fue facilitar al máximo a nuestros clientes el manejo de las cuestiones relativas a la protección de datos. Para ello, hemos desarrollado junto con expertos en protección de datos un concepto que le ofrece mayor seguridad y, al mismo tiempo, minimiza la carga administrativa. De él se derivan dos vías para garantizar un control de acceso conforme al RGPD para las empresas constructoras:

Dos vías hacia el consentimiento conforme a la protección de datos para los controles de acceso en las obras

1. Invitación individual de Bausicht por correo electrónico

Con esta variante, usted invita directamente por correo electrónico a sus empleados, subcontratistas u otros participantes a registrarse en la plataforma. En detalle, el proceso es el siguiente:

• Correo de invitación: La persona recibe un correo con un enlace a la plataforma Bausicht
• Clic en la casilla de verificación: Al iniciar sesión por primera vez, debe aceptar la declaración de protección de datos y el contrato de encargo del tratamiento de datos con Bausicht.
• Mayor seguridad jurídica: Mediante la confirmación se celebra un contrato de encargo del tratamiento propio con Bausicht; el usuario es así responsable de los datos que él mismo introduce en el sistema.

Ventajas:

• Proceso automatizado: Perfecto para empresas que integran a muchos sub-subcontratistas o que desean simplificar la gestión.

• Trazabilidad sin lagunas: Toda persona que introduce datos en Bausicht ha aceptado previamente un contrato de encargo del tratamiento, lo que ofrece al cliente mayor seguridad jurídica.

Nuestro consejo:

Para registrar los datos de los empleados, las empresas pueden, por ejemplo, invitar a todos los empleados por correo electrónico. Durante el proceso de invitación, las personas invitadas firman digitalmente el consentimiento y el contrato de encargo del tratamiento de datos.

2. Modelo de declaración de consentimiento (p. ej. para personas sin dirección de correo electrónico)

No siempre es posible una invitación individual. En una gran obra rara vez se invita por correo electrónico a cada encargado, subcontratista o montador individual. Para estos casos ofrecemos un modelo de declaración de consentimiento que se rellena y firma in situ (en papel o digitalmente). En ella, las personas declaran:

• que están de acuerdo con el tratamiento de sus datos en la plataforma Bausicht,
• qué datos se almacenan (como nombre, datos de contacto, horarios de asistencia),
• y que estos datos pueden ser consultados por personas autorizadas (promotor, jefe de proyecto, encargados, etc.).

Ventajas:

• Solución práctica para todas las personas que no tienen dirección de correo electrónico o que, por otros motivos, no desean trabajar a través del sistema de invitaciones.

• Manejo sencillo: recoger la firma, archivar el consentimiento y listo.

¿Quién responde en caso de una infracción de la protección de datos?

En la práctica, se forma una cadena: quien da de alta a una persona en la plataforma Bausicht también responde del cumplimiento del RGPD. Si la persona invitada da de alta a su vez a otras personas, también ella asume la responsabilidad en materia de protección de datos por los datos que añade. Esto protege al invitador original.

Dado que los subcontratistas celebran el contrato de encargo del tratamiento directamente con Bausicht, los operadores logísticos y los contratistas generales quedan protegidos en caso de que los subcontratistas introduzcan datos no conformes al RGPD.

Conclusión: una solución de control de acceso sencilla y jurídicamente segura para todos los participantes en la obra

Con la plataforma Bausicht y los documentos modelo adecuados, existen dos vías para integrar a empleados y subcontratistas de forma conforme a la protección de datos:

Invitación directa por correo electrónico con aceptación automatizada del contrato de encargo del tratamiento y de la declaración de protección de datos

Declaración de consentimiento en papel o electrónica para las personas que no pueden ser invitadas por correo electrónico

Así tendrá en todo momento una visión clara de quién está presente en la obra y, al mismo tiempo, permanecerá en el lado seguro en el marco del RGPD. Cada persona que registra datos celebra de forma autónoma un contrato de encargo del tratamiento con Bausicht y asume así la responsabilidad de la legalidad del tratamiento de los datos. El resultado: un proceso ágil y eficiente que le ahorra en gran medida problemas con multas y cuestiones de responsabilidad, y que facilita notablemente el día a día en la obra.

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