Documents de chantier : Du papier à la numérisation

Le secteur de la construction est à un tournant. Face à la hausse des coûts de construction et des taux d’intérêt, il devient évident que les méthodes traditionnelles de gestion documentaire doivent être repensées.

Il ne s’agit plus seulement du confort de l’ère numérique, mais d’une manière de travailler plus efficace et plus économique. Le passage du papier au numérique n’est donc pas une mode passagère, mais une réponse durable à l’évolution des conditions du marché.

Dans cet article, nous retraçons le chemin des documents de chantier traditionnels vers la numérisation et expliquons pourquoi cette étape est aujourd’hui plus importante que jamais.

Le rapide tour d’horizon des méthodes

« Le système de feux tricolores de Bausicht rend mon travail plus clair et plus simple. Il ne me fait jamais défaut pour garantir que toutes nos attestations sont complètes et à jour. Aucune formation compliquée nécessaire ! »
-Nadine Widmann, assistante construction clé en main chez Krämer Bau

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La méthode traditionnelle : le papier

Parmi les avantages de la gestion papier figurent sa matérialité physique et son indépendance vis-à-vis des systèmes électroniques – un artisan peut accéder à un plan manuscrit même sans accès à Internet ou sans électricité. Elle offre en outre une expérience visuelle qui facilite la compréhension pour certaines personnes.

Mais ces avantages s’accompagnent de nombreux inconvénients.

Pièges et inconvénients du système basé sur le papier

Le système papier est vulnérable aux erreurs humaines, aux dommages physiques et aux pertes. Retrouver des informations peut prendre beaucoup de temps, et le stockage des documents papier occupe beaucoup d’espace. De plus, les mises à jour et modifications sont plus difficiles à réaliser et peuvent facilement conduire à des erreurs, en particulier lorsque plusieurs parties sont impliquées. Une documentation défaillante peut ainsi entraîner les conséquences suivantes :

• Conséquences en droit du travail Conformément à la législation contre le travail dissimulé, les entreprises peuvent être exclues des appels d’offres publics pendant une période pouvant aller jusqu’à trois ans si elles recourent au travail dissimulé ou emploient des travailleurs étrangers sans permis de travail valide.

• Amendes et rappels de paiement En cas de documents erronés ou incomplets, l’entreprise peut se voir infliger des amendes

• Atteintes à la réputation Une infraction aux prescriptions peut nuire à l’image de l’entreprise.

Le demi-pas en avant : Excel

Avantages de la gestion basée sur Excel : avec Excel, on a tout au même endroit. Les dates d’échéance, les noms des sous-traitants et les documents déjà reçus. Quand un document arrive bientôt à expiration, on peut le marquer manuellement dans Excel et garder ainsi une vue d’ensemble.

Inconvénients d’Excel

Le programme Excel n’est pas spécialement conçu pour la construction. Il manque des rappels automatiques lorsque des documents arrivent à expiration. Avec un grand nombre de sous-traitants, cela devient vite confus et la charge administrative augmente énormément.

Un autre problème majeur réside dans le manque d’autogestion des sous-traitants : les entreprises générales doivent constamment leur courir après pour obtenir les documents nécessaires. Cela mobilise non seulement de nombreuses ressources et collaborateurs qualifiés, qui pourraient être employés de manière plus productive ailleurs, mais augmente aussi le risque d’erreurs manuelles. Ces erreurs peuvent, en particulier dans le secteur de la construction, conduire à des problèmes et des coûts considérables. Excel ne représente donc qu’une étape intermédiaire – c’est certes mieux que le papier, mais loin d’être la solution idéale.

Les systèmes ERP : pas toujours le juste milieu

Avantages pour le secteur de la construction : les systèmes ERP regroupent de nombreux processus métier sur une seule plateforme, de la planification de projet à la gestion du personnel. Cela simplifie en particulier la gestion documentaire des sous-traitants, donnant l’impression de tout maîtriser : attestations disponibles et manquantes, renouvellements à échéance et plus encore.

Limites des ERP

Malgré leurs avantages, les systèmes ERP présentent des faiblesses notables. Ils sont souvent complexes et nécessitent des formations approfondies. Ils manquent en outre de flexibilité. C’est particulièrement dans la gestion documentaire que des fonctions importantes font souvent défaut : de nombreux processus sont manuels, il manque des notifications automatiques, l’autogestion par les sous-traitants et des outils clairs de création de rapports. Certains systèmes peuvent ainsi atteindre rapidement leurs limites face à la masse de documents et au grand nombre de sous-traitants. Un logiciel spécialisé, taillé pour ces défis, peut ici offrir des avantages nets et soulager les entreprises générales.

Pourquoi le logiciel spécialisé est la référence absolue :

Notre solution logicielle spécialisée place précisément ces exigences au centre. Elle a été développée pour mettre à la disposition des entreprises de construction une plateforme efficace, simple et fiable. Grâce aux automatisations et à des structures claires, elle réduit la charge manuelle et diminue drastiquement les sources d’erreurs. À cela s’ajoute le fait que les sous-traitants peuvent être activement intégrés au processus, ce qui fait gagner du temps à vos propres collaborateurs qualifiés.

« Nous passons moins de temps à courir après les sous-traitants au sujet des employés qui changent chaque jour et pouvons ainsi nous concentrer davantage sur les véritables défis d’un chantier. »
-Thomas Feigl, responsable de la préparation des travaux chez Mauss Bau