Contrôle d’accès conforme au RGPD sur le chantier - Protection des données

La protection des données dans le contrôle d’accès sur le chantier en toute simplicité : voici comment fonctionnent le consentement et la répartition des responsabilités avec la plateforme Bausicht

(Remarque importante : cet article ne remplace pas un conseil juridique. Il s’agit d’informations générales et de recommandations sans engagement)

La gestion des chantiers et des projets de construction devient de plus en plus complexe – et en parallèle, les exigences en matière de protection des données augmentent. C’est précisément lors de la création de données d’employés et de sous-traitants dans des outils numériques que se pose souvent la question de savoir qui est responsable du respect du RGPD et comment minimiser les risques de responsabilité.

Dans cet article, nous vous montrons – à titre purement informatif et sans valeur de conseil juridique – comment y parvenir simplement et en conformité avec la protection des données grâce à la plateforme Bausicht, en prenant l’exemple du contrôle d’accès au chantier.

Le concept de protection des données Bausicht pour les contrôles d’accès : voici comment ça fonctionne

L’un des principaux objectifs lors du développement de notre plateforme était de rendre la gestion des questions de protection des données aussi simple que possible pour nos clients. Pour cela, nous avons élaboré, avec des experts en protection des données, un concept qui vous offre une plus grande sécurité tout en minimisant la charge administrative. Il en découle deux possibilités pour garantir un contrôle d’accès conforme au RGPD pour les entreprises de construction :

Deux voies vers un consentement conforme à la protection des données pour les contrôles d’accès sur les chantiers

1. Invitation Bausicht individuelle par e-mail

Avec cette variante, vous invitez directement par e-mail vos employés, sous-traitants ou autres intervenants à s’inscrire sur la plateforme. En détail, le déroulement est le suivant :

• E-mail d’invitation : la personne reçoit un e-mail avec un lien vers la plateforme Bausicht
• Clic sur la case à cocher : lors de la première connexion, elle doit accepter la déclaration de protection des données et le contrat de traitement des données (DPA) avec Bausicht.
• Sécurité juridique renforcée : par cette confirmation, un DPA propre est conclu avec Bausicht – l’utilisateur est ainsi responsable des données qu’il introduit lui-même dans le système.

Avantages :

• Processus automatisé : parfait pour les entreprises qui intègrent de nombreux sous-traitants de second rang ou qui souhaitent simplifier leur gestion.

• Traçabilité sans faille : chaque personne qui saisit des données dans Bausicht a préalablement accepté un DPA, ce qui offre au client une plus grande sécurité juridique.

Notre conseil :

Pour saisir les données des employés, les entreprises peuvent par exemple inviter tous leurs employés par e-mail. Au cours du processus d’invitation, les personnes invitées signent numériquement le consentement ainsi que le contrat de traitement des données (DPA).

2. Modèle de déclaration de consentement (par exemple pour les personnes sans adresse e-mail)

Une invitation individuelle n’est pas toujours possible. Sur un grand chantier, il est rare que chaque chef d’équipe, sous-traitant ou monteur soit invité par e-mail. Pour cela, nous proposons un modèle de déclaration de consentement, rempli et signé sur place (sur papier ou au format numérique). Les personnes y déclarent :

• qu’elles consentent au traitement de leurs données dans la plateforme Bausicht,
• quelles données sont enregistrées (par exemple nom, coordonnées, temps de présence),
• et que ces données peuvent être consultées par des personnes autorisées (maître d’ouvrage, chef de projet, chefs d’équipe, etc.).

Avantages :

• Solution pratique pour toutes les personnes qui n’ont pas d’adresse e-mail ou qui, pour d’autres raisons, ne souhaitent pas passer par le système d’invitation.

• Utilisation simple : recueillir la signature, archiver le consentement, c’est fait.

Qui est responsable en cas de violation de la protection des données ?

Concrètement, une chaîne se met en place : quiconque crée une personne dans la plateforme Bausicht est également responsable du respect du RGPD. Si la personne invitée crée à son tour d’autres personnes, elle porte elle aussi la responsabilité, au regard de la protection des données, des données qu’elle ajoute. Cela protège l’invitant initial.

Comme les sous-traitants concluent leur DPA directement avec Bausicht, les logisticiens et les entreprises générales sont protégés si des sous-traitants saisissent des données non conformes au RGPD.

Conclusion : une solution de contrôle d’accès simple et juridiquement sûre pour tous les intervenants sur le chantier

Avec la plateforme Bausicht et les modèles de documents adaptés, deux voies sont disponibles pour intégrer les employés et les sous-traitants en conformité avec la protection des données :

L’invitation directe par e-mail avec acceptation automatisée du DPA et de la déclaration de protection des données

La déclaration de consentement sur papier ou au format électronique pour les personnes qui ne peuvent pas être invitées par e-mail

Vous savez ainsi à tout moment qui est présent sur le chantier, tout en restant en sécurité dans le cadre du RGPD. Chaque personne qui saisit des données conclut de manière autonome un contrat de traitement des données avec Bausicht et porte ainsi la responsabilité de la licéité du traitement des données. Le résultat : un processus allégé et efficace, qui vous épargne largement les ennuis liés aux amendes et aux questions de responsabilité – et qui facilite nettement le quotidien sur le chantier.

Faites-vous votre propre opinion et testez-le 14 jours gratuitement !