Controllo accessi conforme al GDPR in cantiere - Protezione dei dati

Protezione dei dati nel controllo accessi in cantiere senza complicazioni: ecco come funzionano il consenso e la disciplina della responsabilità con la piattaforma Bausicht

(Avvertenza importante: questo articolo non sostituisce una consulenza legale. Si tratta di informazioni generali e raccomandazioni non vincolanti)

La gestione di cantieri e progetti edili diventa sempre più complessa – e allo stesso tempo aumentano i requisiti in materia di protezione dei dati. Proprio nell’inserimento dei dati di collaboratori e subappaltatori negli strumenti digitali si pone spesso la domanda di chi sia responsabile del rispetto del GDPR e di come ridurre al minimo i rischi di responsabilità.

In questo articolo Le mostriamo – a puro titolo informativo e senza alcuna consulenza giuridicamente vincolante – come riuscirci in modo semplice e al tempo stesso conforme alla protezione dei dati con la piattaforma Bausicht, prendendo come esempio il controllo accessi in cantiere.

Il concetto di protezione dei dati di Bausicht per il controllo accessi: ecco come funziona

Uno degli obiettivi principali nello sviluppo della nostra piattaforma era rendere il più semplice possibile per i nostri clienti la gestione delle questioni relative alla protezione dei dati. A questo scopo abbiamo sviluppato, insieme a esperti di protezione dei dati, un concetto che Le offre maggiore sicurezza e al contempo riduce al minimo l’onere amministrativo. Da qui derivano due possibilità per garantire un controllo accessi conforme al GDPR per le imprese di costruzione:

Due strade per un consenso conforme alla protezione dei dati nel controllo accessi in cantiere

1. Invito individuale a Bausicht via e-mail

Con questa variante invita i Suoi collaboratori, subappaltatori o altre parti coinvolte a registrarsi nella piattaforma direttamente via e-mail. Nel dettaglio, il processo si svolge così:

• E-mail di invito: la persona riceve una e-mail con un link alla piattaforma Bausicht
• Clic sulla casella di consenso: al primo accesso deve accettare l’informativa sulla privacy e l’accordo sul trattamento dei dati per conto terzi (DPA) con Bausicht.
• Maggiore sicurezza giuridica: con la conferma viene stipulato un proprio DPA con Bausicht – l’utente è quindi responsabile dei dati che inserisce personalmente nel sistema.

Vantaggi:

• Processo automatizzato: perfetto per le aziende che coinvolgono molti sub-subappaltatori o vogliono semplificare la gestione.

• Tracciabilità completa: ogni persona che inserisce dati in Bausicht ha precedentemente accettato un DPA, il che offre al cliente una maggiore sicurezza giuridica.

Il nostro consiglio:

Per inserire i dati dei collaboratori, le aziende possono ad esempio invitare tutti i collaboratori via e-mail. Durante il processo di invito, le persone invitate firmano digitalmente il consenso e l’accordo sul trattamento dei dati (DPA).

2. Modello di dichiarazione di consenso (ad es. per persone senza indirizzo e-mail)

Un invito individuale non è sempre possibile. In un grande cantiere raramente ogni capocantiere, subappaltatore o singolo montatore viene invitato via e-mail. Per questo offriamo un modello di dichiarazione di consenso, da compilare e firmare sul posto (in forma cartacea o digitale). Con essa le persone dichiarano:

• di acconsentire al trattamento dei propri dati nella piattaforma Bausicht,
• quali dati vengono memorizzati (ad esempio nome, dati di contatto, orari di presenza),
• e che tali dati possono essere consultati da persone autorizzate (committente, capi progetto, capicantiere ecc.).

Vantaggi:

• Soluzione pratica per tutti coloro che non dispongono di un indirizzo e-mail o che, per altri motivi, non desiderano utilizzare il sistema di inviti.

• Gestione semplice: raccogliere la firma, archiviare il consenso, fatto.

Chi risponde in caso di violazione della protezione dei dati?

In pratica si crea una catena: chi inserisce una persona nella piattaforma Bausicht risponde anche del rispetto del GDPR. Se la persona invitata inserisce a sua volta altre persone, anche lei si assume la responsabilità in materia di protezione dei dati per i dati che aggiunge. Questo protegge chi ha effettuato l’invito originario.

Poiché i subappaltatori stipulano il DPA direttamente con Bausicht, i fornitori di logistica e i general contractor sono protetti nel caso in cui i subappaltatori inseriscano dati non conformi al GDPR.

Conclusione: una soluzione di controllo accessi semplice e giuridicamente sicura per tutte le parti coinvolte in cantiere

Con la piattaforma Bausicht e i relativi modelli di documenti sono disponibili due strade per coinvolgere collaboratori e subappaltatori in conformità alla protezione dei dati:

Invito diretto via e-mail con accettazione automatizzata del DPA e dell’informativa sulla privacy

Dichiarazione di consenso su carta o in formato elettronico per le persone che non possono essere invitate via e-mail

Così ha sempre sotto controllo chi è presente in cantiere e allo stesso tempo rimane dalla parte sicura nel quadro del GDPR. Ogni persona che registra dati stipula autonomamente un accordo sul trattamento dei dati con Bausicht e si assume quindi la responsabilità della liceità del trattamento. Il risultato: un processo snello ed efficiente, che Le risparmia in larga misura problemi con sanzioni e questioni di responsabilità – e semplifica notevolmente il lavoro quotidiano in cantiere.

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