Documenti di cantiere: Dalla carta alla digitalizzazione

Il settore edile si trova a un punto di svolta. Di fronte all’aumento dei costi di costruzione e dei tassi di interesse, diventa evidente che i metodi tradizionali di gestione documentale devono essere ripensati.

Non si tratta più solo della comodità dell’era digitale, ma di un modo di lavorare più efficiente ed economico. Il passaggio dalla carta al digitale non è quindi una moda passeggera, ma una risposta duratura alle mutevoli condizioni di mercato.

In questo articolo analizziamo il percorso dai documenti di cantiere tradizionali alla digitalizzazione e perché questo passo è oggi più importante che mai.

La panoramica rapida dei metodi

“Il sistema a semaforo di Bausicht rende il mio lavoro più chiaro e semplice. Non mi lascia mai in difficoltà nel garantire che tutti i nostri certificati siano completi e aggiornati. Nessuna formazione complicata necessaria!”
-Nadine Widmann, Assistente costruzioni chiavi in mano presso Krämer Bau

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Il metodo tradizionale: la carta

Tra i vantaggi della gestione cartacea vi sono la sua tangibilità fisica e l’indipendenza dai sistemi elettronici – un artigiano può accedere a un piano scritto a mano anche senza connessione internet o corrente elettrica. Inoltre, offre un’esperienza visiva che per alcune persone facilita la comprensione.

Ma questi vantaggi sono accompagnati da numerosi svantaggi.

Insidie e svantaggi del sistema cartaceo

Il sistema cartaceo è soggetto a errori umani, danni fisici e smarrimenti. La ricerca di informazioni può richiedere molto tempo e l’archiviazione dei documenti cartacei occupa molto spazio. Inoltre, aggiornamenti e modifiche sono più difficili da effettuare e possono facilmente portare a errori, soprattutto quando sono coinvolte più parti. Una documentazione carente può comportare le seguenti conseguenze:

• Conseguenze giuslavoristiche In base alla normativa contro il lavoro irregolare, le aziende possono essere escluse fino a tre anni dagli appalti pubblici se ricorrono al lavoro nero o impiegano lavoratori stranieri senza un permesso di lavoro valido.

• Sanzioni e pagamenti arretrati In caso di documenti errati o incompleti, l’azienda può essere soggetta a sanzioni pecuniarie

• Danni alla reputazione Una violazione delle norme può danneggiare l’immagine dell’azienda.

Il mezzo passo in avanti: Excel

Vantaggi della gestione basata su Excel: con Excel si ha tutto in un unico posto. Date di scadenza, nomi dei subappaltatori e quali documenti sono già disponibili. Se un documento sta per scadere, è possibile contrassegnarlo manualmente in Excel e mantenere così una visione d’insieme.

Svantaggi di Excel

Il programma Excel non è stato concepito specificamente per l’edilizia. Mancano promemoria automatici quando i documenti stanno per scadere. Con un numero elevato di subappaltatori si perde rapidamente la visione d’insieme e l’onere amministrativo cresce enormemente.

Un altro problema principale risiede nella mancata autogestione da parte dei subappaltatori: i general contractor devono rincorrerli costantemente per ottenere i documenti necessari. Questo non solo impegna molte risorse e personale qualificato che potrebbe essere impiegato in modo più produttivo altrove, ma aumenta anche il rischio di errori manuali. Questi errori, soprattutto nel settore edile, possono portare a problemi e costi considerevoli. Excel rappresenta quindi solo un passaggio intermedio – è sicuramente meglio della carta, ma è ben lontano dall’essere la soluzione ideale.

Sistemi ERP: non sempre la giusta via di mezzo

Vantaggi per il settore edile: i sistemi ERP riuniscono molti processi aziendali su un’unica piattaforma, dalla pianificazione dei progetti alla gestione del personale. Questo semplifica in particolare la gestione documentale dei subappaltatori, dando l’impressione di avere tutto sotto controllo: certificati presenti e mancanti, rinnovi in scadenza e altro ancora.

Limiti dell’ERP

Nonostante i loro vantaggi, i sistemi ERP presentano evidenti debolezze. Sono spesso complessi e richiedono formazioni approfondite. Inoltre, sono poco flessibili. Soprattutto nella gestione documentale mancano spesso funzioni importanti: molti processi sono manuali, mancano notifiche automatiche, l’autogestione da parte dei subappaltatori e strumenti chiari per la creazione di report. Questo può far sì che alcuni sistemi raggiungano rapidamente i propri limiti di fronte alla mole di documenti e al gran numero di subappaltatori. Un software specializzato, su misura per queste sfide, può offrire qui netti vantaggi e alleggerire il carico dei general contractor.

Perché il software specializzato è il gold standard:

La nostra soluzione software specializzata mette al centro proprio queste esigenze. È stata sviluppata per offrire alle imprese di costruzione una piattaforma efficace, semplice e affidabile. Grazie alle automazioni e a strutture chiare, riduce drasticamente il lavoro manuale e le fonti di errore. A ciò si aggiunge che i subappaltatori possono essere coinvolti attivamente nel processo, il che a sua volta fa risparmiare tempo al proprio personale qualificato.

“Passiamo meno tempo a rincorrere i subappaltatori per i collaboratori che cambiano ogni giorno e possiamo così concentrarci maggiormente sulle vere sfide di un cantiere.”
-Thomas Feigl, Responsabile preparazione lavori presso Mauss Bau