Bouwplaatsdocumenten: Van papier naar digitalisering

De bouwsector staat op een keerpunt. Gezien de stijgende bouwkosten en hogere rente wordt duidelijk dat traditionele methoden van documentenbeheer moeten worden heroverwogen.

Het gaat niet meer alleen om het gemak van het digitale tijdperk, maar om een efficiëntere en kostenbesparende manier van werken. De overgang van papier naar digitaal is daarom geen kortstondige modegril, maar een duurzaam antwoord op de veranderende marktomstandigheden.

In dit artikel belichten we de weg van traditionele bouwplaatsdocumenten naar digitalisering en waarom deze stap vandaag belangrijker is dan ooit.

Het snelle overzicht van de methoden

“Het stoplicht-systeem van Bausicht maakt mijn werk overzichtelijker en eenvoudiger. Het laat me niet in de steek bij het ervoor zorgen dat al onze certificaten compleet en actueel zijn. Geen ingewikkelde training nodig!”
-Nadine Widmann, Assistent Sleutelklare Bouw bij Krämer Bau

Boek een gratis demo om meer te weten te komen over bouwen conform de eisen van inspecties door autoriteiten en de vrijwaring tegenover sociale-verzekeringsinstanties:

De traditionele methode: papier

Tot de voordelen van papieren beheer behoren de fysieke tastbaarheid en de onafhankelijkheid van elektronische systemen – een vakman kan ook zonder internettoegang of stroom een handgeschreven plan raadplegen. Daarnaast biedt het een visuele ervaring die voor sommige mensen het begrip vergemakkelijkt.

Maar deze voordelen gaan gepaard met talrijke nadelen.

Valkuilen en nadelen van het papiergebaseerde systeem

Het papiergebaseerde systeem is gevoelig voor menselijke fouten, fysieke beschadiging en verlies. Het terugvinden van informatie kan tijdrovend zijn, en het opslaan van papieren documenten neemt veel ruimte in beslag. Bovendien zijn actualiseringen en wijzigingen moeilijker door te voeren en kunnen ze gemakkelijk tot fouten leiden, vooral wanneer meerdere partijen betrokken zijn. Zo kan gebrekkige documentatie tot de volgende gevolgen leiden:

• Arbeidsrechtelijke gevolgen Op grond van de wetgeving tegen zwartwerk kunnen bedrijven tot drie jaar worden uitgesloten van openbare aanbestedingen als zij zwartwerk laten verrichten of buitenlanders zonder geldige werkvergunning in dienst hebben.

• Boetes en naheffingen Bij foutieve of onvolledige documenten kan het bedrijf geldboetes opgelegd krijgen

• Reputatieschade Een overtreding van de voorschriften kan het imago van het bedrijf schaden.

De halve stap vooruit: Excel

Voordelen van Excel-gebaseerd beheer: Met Excel heeft men alles op één plek. Vervaldatums, namen van de onderaannemers en welke documenten er al zijn. Als een document binnenkort verloopt, kan men dat in Excel handmatig markeren en zo het overzicht behouden.

Nadelen van Excel

Het programma Excel is niet speciaal voor de bouw gemaakt. Er ontbreken automatische herinneringen wanneer documenten binnenkort verlopen. Bij een groot aantal onderaannemers wordt het al snel onoverzichtelijk en stijgen de administratieve lasten enorm.

Een ander hoofdprobleem ligt in het gebrek aan zelfbeheer door de onderaannemers: hoofdaannemers moeten hen voortdurend achternazitten om de noodzakelijke documenten te verkrijgen. Dat bindt niet alleen veel middelen en vakmensen, die elders productiever zouden kunnen worden ingezet, maar verhoogt ook het risico op handmatige fouten. Deze fouten kunnen, vooral in de bouwsector, tot aanzienlijke problemen en kosten leiden. Daarom is Excel slechts een tussenstap – het is zeker beter dan papier, maar bij lange na niet de ideale oplossing.

ERP-systemen: Niet altijd de gulden middenweg

Voordelen voor de bouwsector: ERP-systemen bundelen veel bedrijfsprocessen op één platform, van projectplanning tot personeelsbeheer. Dit vereenvoudigt vooral het documentenbeheer van onderaannemers, waardoor ogenschijnlijk alles onder controle is: aanwezige en ontbrekende certificaten, aanstaande verlengingen en meer.

Grenzen van ERP

Ondanks hun voordelen hebben ERP-systemen duidelijke zwakke punten. Ze zijn vaak complex en vereisen uitgebreide trainingen. Bovendien zijn ze inflexibel. Vooral in het documentenbeheer ontbreken vaak belangrijke functies: veel processen zijn handmatig, het ontbreekt aan automatische meldingen, zelfbeheer door onderaannemers en duidelijke rapportagetools. Dat kan ertoe leiden dat sommige systemen bij de grote hoeveelheid documenten en het grote aantal onderaannemers snel tegen hun grenzen aanlopen. Gespecialiseerde software, toegesneden op deze uitdagingen, kan hier duidelijke voordelen bieden en hoofdaannemers ontlasten.

Waarom gespecialiseerde software de gouden standaard is:

Onze gespecialiseerde softwareoplossing stelt precies deze eisen centraal. Zij is ontwikkeld om bouwbedrijven een effectief, eenvoudig en betrouwbaar platform te bieden. Door automatiseringen en duidelijke structuren vermindert zij de handmatige inspanning en verlaagt zij foutenbronnen drastisch. Daar komt bij dat onderaannemers actief in het proces kunnen worden betrokken, wat op zijn beurt tijd van de eigen vakmensen bespaart.

“We besteden minder tijd aan het najagen van onderaannemers vanwege dagelijks wisselende medewerkers en kunnen ons zo meer richten op de daadwerkelijke uitdagingen van een bouwplaats.”
-Thomas Feigl, Hoofd Werkvoorbereiding bij Mauss Bau